W przypadku warunków udziału w postępowaniach o zamówienie publiczne odnoszących się do wyników finansowych dokumentem potwierdzającym spełnianie warunków udziału są sprawozdania finansowe.

Należy pamiętać, że od 01.10.2018 r. nastąpiła zmiana treści ustawy o rachunkowości, wprowadzono obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej.

Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe mają zatem kształt e-sprawozdań finansowych i w takiej formie są składane do organów podatkowych oraz Krajowego Rejestru Sądowego. Oryginałem sprawozdania finansowego jest wersja elektroniczna, wydruk w formie papierowej jest kopią (obrazem) sprawozdania finansowego.

Po 01.10.2018 r. sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd).

Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej to tylko kopia sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 49 ust. 7 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe jest zatem naturalnym dokumentem elektronicznym nieposiadającym pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.

W konsekwencji wykonawcy winni składać w postępowaniach te dokumenty sporządzonych w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd).

Złożenie dokumenty w niewłaściwej formie skutkuje uznaniem go za niezłożony i obowiązkiem wezwania do uzupełnienia. W przypadku zaniechania takiego wezwania bądź uznania dokumentu w postaci np. skanu –  wybór wykonawcy będzie obarczony wadą ponieważ nie wykazał on spełnienia warunków udziału w związku z niezłożeniem skutecznego podmiotowego środka dowodowego.