W dniu dzisiejszym wchodzą w życie przepisy elektronizujące w sposób obowiązkowy JEDZ składany w postępowaniach, warto zwrócić uwagę na kilka elementów istotnych tak dla zamawiających jak i wykonawców:

 

– zgodnie ze stanowiskiem UZP – forma elektroniczna JEDZ (z bezpiecznym podpisem) dotyczy wyłącznie procedur wszczętych od dnia 18.04 – zatem decydujące znaczenie ma data publikacji ogłoszenia w DzUUE,

– Pzp zastrzega dla JEDZ formę elektroniczną pod rygorem nieważności – to oznacza, że nie będzie skutecznym ani złożenie ani też uzupełnienie JEDZ w formie dotychczasowej – czyli pisemnej z własnoręcznym podpisem  – uwaga na ryzyko zatrzymania wadium w trybie art. 46 ust 4a Pzp

– forma elektroniczna JEDZ dotyczy każdego postępowania – bez względu na tryb udzielania zamówienia jak i rodzaj zamówienia,

– zgodnie ze stanowiskiem UZP nie będzie dopuszczalne składanie JEDZ w formie elektronicznej na nośnikach typu CD/DVD czy pen drive – jedyną dopuszczalną formą ma być załącznik do wiadomości email,

– co do formatów plików z formularzami JEDZ – znajdują zastosowanie formaty zawarte w Rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności – w szczególności są to formaty znane z elektronicznego narzędzia Komisji Europejskiej – xml oraz pdf. Generalnie mimo opisania dopuszczalnych formatów w SIWZ zamawiający będzie musiał akceptować formaty zawarte w tym Rozporządzeniu,

– należy zadbać o podpisy elektroniczne u konsorcjantów, podmiotów trzecich i podwykonawców (jeśli Zamawiający w konkretnym postępowaniu korzysta z możliwości wymagania JEDZ także podwykonawców),

– przepisy nie zakazują składania oświadczenia JEDZ przez pełnomocników – vide Instrukcja UZP wypełniania JEDZ ostatnia sekcja – co oznacza że można składać takie oświadczenia przez podmiot odpowiednio umocowany np. w pełnomocnictwie konsorcjalnym,

– w oczekiwaniu na ew orzeczenia KIO w sprawie formy pełnomocnictwa do złożenia JEDZ – argument z art. 14 Pzp w zw. z art. 99 KC – co prawda przepis KC dotyczy konieczności zachowania formy dla pełnomocnictwa o ile dotyczy ono upoważnienia do czynności prawnych a w przypadku JEDZ mamy do czynienia z oświadczeniem wiedzy ale mogą w tym miejscu pojawić się problemy interpretacyjne,

– szyfrowanie JEDZ – UZP rekomenduje stosowanie narzędzi  kompresujących opatrzonych hasłem dostępowym zawartym w ofercie – przykładowo narzędzie open source 7zip – z drugiej strony w mojej ocenie nieskuteczne będą próby odrzucania ofert w sytuacji gdy składany JEDZ będzie nieopatrzony hasłem dostępowym,

– odnośnie narzędzi kompresujących można rekomendować wykonawcom stosowanie narzędzi otwartych, zawarty w komunikacie UZP pomysł na stosowanie narzędzi komercyjnych może skutkować brakiem możliwości otwarcia pliku przez Zamawiającego z powodu konieczności nabycia licencji komercyjnej programu,

– w przypadku składania JEDZ konsorcjantów lub wykonawcy z podmiotami trzecimi można rekomendować kompresowanie wszystkich plików w jeden zbiorczy zabezpieczony hasłem folder celem uniknięcia problemów,

– w przypadku gdy JEDZ zawierał będzie tajemnicę przedsiębiorstwa rekomenduję przekazanie zamawiającym dwóch plików jeden jawny i drugi zawierający tajemnicę przedsiębiorstwa – taki mechanizm umożliwi zamawiającym udostępnianie plików w postaci elektronicznej innym uczestnikom postępowania zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie protokołu postępowania,

– zamawiający w celu weryfikacji poprawności podpisu mogą stosować bezpieczne nieodpłatne narzędzia typu:

https://weryfikacjapodpisu.pl/

czy bezpłatne aplikacje jak Szafir weryfikująca dostępna pod adresem:

http://www.elektronicznypodpis.pl/informacje/aplikacje/

 

obydwa narzędzia pozwalają wygenerować raport z wyniku weryfikacji podpisów potrzebny zamawiającym jako dowód sprawdzenia podpisu – jego ważności, osoby składającej itp.

– warto archiwizować pliki zawierające JEDZ po jego odhasłowaniu jako załączniki do protokołu postępowania,

– powstają problemy dowodowe w zakresie postępowania odwoławczego przed KIO w zakresie weryfikacji formalnej JEDZ – regulamin rozpoznawania odwołań takich narzędzi nie przewiduje,

– w przypadku oświadczeń JEDZ składanych w języku obcym i tłumaczonych – samym JEDZ – w zakresie formy – jest oświadczenie obcojęzyczne,

– w przypadku gdyby udostępnione hasło do pliku skompresowanego było nieprawidłowe wydaje się że konieczne stanie się wezwanie do uzupełnienia JEDZ – ustawa nie przewiduje formuły wezwania do uzupełnienia hasła do pliku zawierającego JEDZ,

– w przypadku gdyby SIWZ nie zawierała odrębnych miejsc na podanie hasła dostępowego do zabezpieczonego pliku zawierającego JEDZ warto złożyć w tym zakresie odrębne oświadczenie,

– w sytuacji gdyby postępowanie było wszczęte przed 18.04 a złożono JEDZ w formie elektronicznej – zamawiający taki dokument powinien przyjąć  – zgodnie z art. 17 przepisów przejściowych nowelizacji z 2016r. – Art. 17.

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 kwietnia 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego, przed dniem 18 kwietnia 2017 r., oświadczenia, w tym jednolity europejski dokument zamówienia, składa się zgodnie z wzorem standardowego formularza w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej. – zatem forma elektroniczna to kwalifikowana postać elektroniczna opatrzona bezpiecznym podpisem,