Okoliczności związane z epidemią wymagają adekwatnych środków reakcji. Dotyczy to także przetargów i czynności technicznych otwarcia ofert.

Pzp wymaga aby czynność otwarcia ofert nastąpiła w dniu w którym upływa termin ich składania. Brak możliwości otwarcia ofert w dniu w którym upłynął termin składania to wada postępowania skutkująca koniecznością unieważnienia przetargu.

 

1. Otwarcie ofert wg Pzp

 

W zakresie samej czynności otwarcia ofert Pzp ma uniwersalne regulacje bez względu na wartość zamówienia (krajowe czy powyżej progów unijnych)

Ustawa wskazuje w zakresie procedury otwarcia ofert na następujące obowiązki zamawiającego:

 

  1. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.

  2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

  3. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.

 

2. Otwarcie on-line ofert.

 

UZP opublikował stanowisko zgodnie z którym:

 

W ocenie UZP transmisja on-line z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego w sposób wystarczający realizuje zasadę o której mowa w art. 86  ust. 2 Pzp.

Brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniu uprzedniej informacji o transmisji – nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy Pzp.

 

Rekomendacja dotyczy zarówno przypadków otwarcia ofert elektronicznych w przetargach powyżej progów unijnych jak i tych krajowych z ofertami tradycyjnymi papierowymi.

Co do samej techniki przeprowadzenia takiej procedury można realizować transmisję nawet z użyciem powszechnie stosowanych narzędzi jak smartfony czy kamery w komputerach przenośnych. Można używać do tego celu aplikacji np. jak Skype, Teams pamiętając jedynie o powiadomieniu wykonawców przed terminem składania ofert o takiej procedurze – modyfikacja informacji o sposobie otwarcia ofert w SIWZ.

Ewentualnie aby przygotować się technicznie do takiej czynności nie wykluczone jest uprzednie przedłużenie terminu składania ofert w postępowaniu.

 

3.Otwarcie ofert …… na dworze.

 

Wykonawca informował mnie ostatnio o przypadkach otwarć ofert poza budynkiem urzędu.

Może to najprostszy sposób minimalizacji ryzyk dla zamawiających nie posiadających narzędzi do dokonania transmisji otwarcia ofert online. Niektórych może śmieszyć takie postępowanie ale w dobie stanu epidemii może się okazać że właśnie takie najprostsze sposoby są najskuteczniejsze.

W przypadku przetargów z ofertami elektronicznymi otwarcie można przeprowadzać całkowicie zdalnie ale już w przypadku postępowań z ofertami papierowymi niestety koniecznością jest fizyczna obecność w urzędzie aby te dokumenty otworzyć.

 

Jak widać elektronizacja pojawia się w przetargach wcześniej niż to przewidywano….