Elektronizacja zamówień publicznych wchodzi w kolejną fazę, zgodnie z przepisami przejściowymi nowelizacji Pzp z czerwca 2016r. 0  art. 10 a Pzp w zakresie dotyczącym wyłącznie elektronicznych dokumentów JEDZ wchodzi w życie od 18 kwietnia tego roku.

 

Zgodnie z art. 17 przepisów przejściowych nowelizacji Pzp:

Art. 17. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 kwietnia 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego, przed dniem 18 kwietnia 2017 r., oświadczenia, w tym jednolity europejski dokument zamówienia, składa się zgodnie z wzorem standardowego formularza w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej.

 

Jednocześnie zaś zgodnie z art. 15 przepisów przejściowych nowelizacji:

Art. 15. 1. Przepisy ustawy zmienianej w art. 1 w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez:

1) centralnego zamawiającego od dnia 18 kwietnia 2017 r.;

2) innych zamawiających niż centralny zamawiający od dnia 18 października 2018 r.

  1. Przepis art. 10a ustawy zmienianej w art. 1 w zakresie jednolitego dokumentu zamówienia stosuje się od dnia 18 kwietnia 2018 r.

 

Finalnie zatem od 18 kwietnia 2018r. zgodnie z art. 10 a Pzp w zakresie dotyczącym JEDZ:

Art. 10a. 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanego dalej „jednolitym dokumentem” odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

  1. Zamawiający może ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty albo może dopuścić taką możliwość.
  2. Zamawiający wskazuje na wymóg albo możliwość, o których mowa w ust. 2, w:

1) ogłoszeniu o zamówieniu;

2) zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania;

3) zaproszeniu do składania ofert lub do negocjacji w przypadku gdy zamieszczenie ogłoszenia o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców stanowi zaproszenie do ubiegania się o zamówienie.

  1. Zamawiający wskazuje w dokumentach, o których mowa w ust. 3, niezbędne informacje dotyczące formatu, parametrów wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych warunków i specyfikacji połączenia dotyczących katalogu elektronicznego.
  2. Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 

UZP w opublikowanym właśnie komunikacie podkreśla, następujące elementy:

– złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) nie stanowi jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

– Złożenie JEDZ  przez wykonawcę za pośrednictwem  poczty elektronicznej po 17 kwietnia 2018 r. będzie równoznaczne z jego złożeniem przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a tym samym będzie stanowiło wykonanie dyspozycji art. 10a ust. 1 ustawy

 

W zakresie rekomendacji dla zamawiających UZP sygnalizuje konieczność uwzględnienia w SIWZ następujących elementów:

 

–  adres poczty elektronicznej zamawiającego służący odbieraniu JEDZ,

– dopuszczalne formaty danych, w jakich należy sporządzić JEDZ (m.in. następujące struktury danych: .pdf, .doc, .docx,.rtf, .xps, .odt.)

– informację o obowiązku opatrzenia JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym (patrz krok 3),

– informację o obowiązku zaszyfrowania JEDZ, a także sposób przekazania klucza do jego odszyfrowania ,

– oznaczanie czasu odbioru danych.

 

Odnośnie podmiotów które będą musiały składać elektroniczne JEDZ – UZP wskazuje, że Wykonawca podpisuje JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym, (oświadczenia podmiotów składających ofertę/wniosek wspólnie oraz podmiotów udostępniających potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp)

 

Odnośnie zabezpieczenia pliku zawierającego JEDZ

– stworzony lub wygenerowany przez wykonawcę dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany (opatrzony hasłem dostępowym). W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje JEDZ (np. Adobe Acrobat)

 

W zakresie dotyczącym przekazania haseł dostępowych do plików zawierających JEDZ – Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści oferty/wniosku składanego w formie pisemnej. Treść oferty/wniosku może zawierać również inne informacje niezbędne dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ.

W treści przesłanej wiadomości email należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na jego identyfikację.

 

Analogiczna procedura winna mieć zastosowanie w stosunku do uzupełniania JEDZ (za wyjątkiem wymogu szyfrowania).

 

Podsumowując, należy pamiętać przede wszystkim o konieczności przygotowania się zarówno po stronie zamawiającego jak i wykonawców na to że oświadczenia JEDZ będą musiały od kwietnia być składane i uzupełniane wyłącznie we wskazanej postaci – zatem w szczególności niedopuszczalne stanie się składanie i uzupełnianie tych oświadczeń w postaci pisemnej z oryginalnym własnoręcznym podpisem. Sytuację można określić jako kuriozalną bo oferty będą miały być składane w formie elektronicznej dopiero od 18 października 2018r. a zatem coś co w swojej intencji miało być narzędziem ułatwiania udziału w postępowaniach generuje tylko dodatkowe problemy techniczno-organizacyjne. Oferty do października 2018r. będą składane pod rygorem nieważności w formie pisemnej ale JEDZ już nie.

Oczywiście powyższe generuje kolejne kłopoty – przykładowo – dokumentowanie przebiegu postępowania na protokole który zgodnie z art. 2 Pzp jest pisemny, udostępnianie tych oświadczeń wykonawcom w trybie dostępu do protokołu postępowania, zastrzeganie fragmentów JEDZ jako tajemnicy przedsiębiorstwa czy wreszcie przebieg postępowania odwoławczego przed KIO w temacie dotyczącym JEDZ czy wreszcie kwestia formy pełnomocnictwa do złożenia JEDZ skoro sam JEDZ ma określoną pod rygorem nieważności formę pisemną.