Temat ostatnio coraz powszechniejszy w postępowaniach – jako dowód braku zaległości ZUS -wydruk z systemu elektronicznego ZUS – i tu pojawia się poważny problem z formą tego zaświadczenia.Jednym słowem wskazana duża ostrożność tak Zamawiających jak i przede wszystkim Wykonawców. Niestety elektronizacja nie idzie w parze z formalizmem Pzp i Rozporządzenia w sprawie dokumentów a szkoda.

Jedyny jak dotąd wyrok KIO (sygn akt 225/2015)w sprawie – z tezą jak niżej:

 

Odnośnie przedłożonego w ofercie na załączniku nr 8 zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS Izba stwierdza, że to zaświadczenie nie spełniania wymagań ustalonych w punkcie 6 specyfikacji, zgodnie z którym dokumenty miały być (…) przedstawione w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (uprawnionych do składania oświadczeń woli członków władz firmy, łącznie z pieczątkami imiennymi) lub umocowanego przedstawiciela (pkt 10c Specyfikacji).” Nie spełnia także wymagań określonych § 7 ust.1 rozporządzenia w sprawie dokumentów, albowiem również w myśl tego przepisu dokumenty muszą być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tak jak podał Zamawiający powyższe zaświadczenie zostało wygenerowane z systemu ZUS, jednakże nie można zgodzić się z twierdzeniem, że taki wydruk, na wzór odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, stanowi dokument urzędowy, niewymagający dalszego poświadczania za zgodność z oryginałem. Zgodnie z art. 4 ust. 4aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym „Pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, o których mowa w ust. 3, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze.” Z powyższego przepisu wynika, że odpis aktualny z Krajowego Rejestru Sądowego wygenerowany ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości po wprowadzeniu numeru identyfikującego stanowi dokument urzędowy czyli dokument oryginalny, który nie wymaga poświadczania za zgodność z oryginałem. Podobny status, jak wskazał Odwołujący, mają wygenerowane dokumenty bankowe, które nie muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem. Ustawa – Prawo bankowe w art. 7 ust.3 wprost stwierdza „Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, uznaje się, że czynność dokonana w formie (w postaci elektronicznej) spełnia wymagania formy pisemnej także wtedy, gdy forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności’. Izba zwraca również uwagę na ustawę o swobodzie działalności gospodarczej i jej art. 38 ust.4 zgodnie z którym „Zaświadczenia o wpisie w CEIDG dotyczące przedsiębiorców będących osobami fizycznymi w zakresie jawnych danych, o których mowa w art. 25 ust. 1, mają formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG.” Powyższe wskazuje, że dokument wygenerowany z danego systemu – jak podnosił słusznie Odwołujący – będzie posiadał moc urzędową [będzie funkcjonował w obrocie jako oryginał] tylko wtedy, jeśli odpowiednia ustawa tak przewiduje. W przypadku zaświadczeń wygenerowanych z ZUS ustawa nie przewiduje takiej możliwości. Izba zwraca również uwagę na informację zamieszczoną na stronie internetowej ZUS www.e-inspektorat.zus.pl z bieżącego roku, w której podano m.in. cechy wydawanego urzędowego zaświadczenia, nie wskazując na wydruki ze strony internetowej. Taki wydruk zastępujący oryginał zaświadczenia nie został również przewidziany w specyfikacji. Izba zwróciła uwagę na informację zawartą w treści wydruku załącznika nr 8, że „Zaświadczenie zostało wydane na wniosek płatnika na podstawie art. 50 ust.4 i art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych”, jednakże pierwszy z przepisów dotyczy właśnie wymaganego wniosku płatnika, a drugi – odnosi się do wydawania zaświadczeń w formie elektronicznego dokumentu opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zdaniem Izby, Przystępujący wykonawca nie udowodnił, że przedłożony do oferty załącznik nr 8 jest wydanym na jego żądanie zaświadczeniem w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Złożenie wniosku z użyciem środków komunikacji elektronicznej nie jest równoznaczne z wydaniem elektronicznego zaświadczenia w rozumieniu wskazanego przepisu. Tak jak podkreśla się w literaturze przedmiotu, zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego może być używane jako dokument urzędowy jedynie w obrocie elektronicznym. Wydruk takiego elektronicznego zaświadczenia będzie tylko kopią takiego dokumentu. Izba zwraca także uwagę, że podpis elektroniczny funkcjonuje tylko w postaci elektronicznej, jako algorytm obliczeniowy, a poza pamięcią komputera – po wydrukowaniu dokumentu opatrzonego takim podpisem, taki podpis nie funkcjonuje. Podpisu elektronicznego nie można odwzorować w żadnej innej postaci niż elektroniczna. Według ustaleń Izby, adnotacja na zaświadczeniu o treści „Dokument został podpisany, aby go zweryfikować należy użyć oprogramowania do weryfikacji podpisu” nie tyle pozwala na weryfikację podpisu [cokolwiek to znaczy], ale służy potwierdzeniu, że taki dokument został wystawiony. W odniesieniu do czynności potwierdzania kopii dokumentu za zgodność z oryginałem, Izba zwraca uwagę, że Zamawiający w specyfikacji w punkcie 6 określił jednoznacznie wymagania w tym zakresie. Mianowicie, takie poświadczenie – jak Izba wskazała powyżej – miało być wykonane przez uprawnionych do składania oświadczeń woli członków władz firmy, lub pełnomocnika, łącznie z ich imiennymi pieczątkami. Przystępujący wykonawca, podobnie jak i Zamawiający, nie wykazali, że umieszczona na załączniku nr 8 str 20 oferty parafa przy adnotacji „Za zgodność z oryginałem” pochodzi od podpisującego ofertę dyrektora serwisu. W tym miejscu Izba mając na uwadze, chociażby wymagania specyfikacji, podziela pogląd Odwołującego, że aby można było mówić o poświadczeniu dokumentu za zgodność z oryginałem na tym dokumencie powinien się znaleźć co najmniej podpis i to osoby umocowanej do działania w imieniu wykonawcy. Na przedstawionym wraz z ofertą wydruku zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek znajduje się wyłącznie znak, który może co najwyżej zostać uznany za parafę osoby, której tożsamości nie można było w ocenie Izby w toku rozprawy ustalić. W konkluzji Izba stwierdza, że przedstawiony w załączniku nr 8 wydruk nie jest ani oryginałem, ani kopią poświadczoną za zgodność z oryginałem, a więc nie stanowi dokumentu wymaganego w tym postępowaniu dokumentu. Mając powyższe na uwadze, zarzut naruszenia w tym przypadku art. 26 ust.3 ustawy Pzp Izba uznała za zasadny.